Neue Technologie, neue Effizienz

Die Technologien, die wir täglich nutzen, verändern sich und entwickeln sich ständig weiter. Für Unternehmen ist es daher wichtig, sich anzupassen und mit diesen Veränderungen Schritt zu halten. Die Einführung eines neuen Systems kann dabei mit Vorteilen und Schwierigkeiten einhergehen. Sie kann dazu beitragen, die Effizienz zu steigern und die Leistung zu verbessern, aber sie kann auch Herausforderungen mit sich bringen, wie z. B. die Notwendigkeit, Prozesse neu zu gestalten und entsprechend anzupassen. Bernhard Deeken, der Geschäftsführer von Deeken.Technology, verwendet TANSS mit seinem 12-köpfigen Team seit Mitte 2021 und teilt seine Erfahrung und die gewonnenen Learnings, die er durch die Einführung und Anwendung der Service-Management-Lösung sammelte, in einem spannenden Gespräch mit uns.

Bernhard hatte TANSS bereits zur Anfangszeit, als sein Unternehmen noch sehr klein war, kontaktiert. Damals stellte er fest, dass das System noch nicht ganz zu seinen Bedürfnissen passte. Als er jedoch nach ungefähr fünf Jahren aufgrund von Unzufriedenheit mit seinem vorherigen System nach einem neuen Tool suchte, das schon länger auf dem Markt war und von einem erfahrenen Unternehmen kam, nahm er erneut Kontakt auf. Da der Name „TANSS“ ihm bereits bekannt war und er wusste, dass andere Firmen es erfolgreich einsetzten und damit sehr zufrieden waren, fiel ihm die Entscheidung zum Wechsel leicht. Er hatte das System bereits an einigen Stellen gesehen und hatte daher eine grobe Vorstellung davon, was ihn erwartete, was ihm den Einstieg in das System maßgeblich erleichterte.

Die Tatsache, dass viele andere Systemhäuser, mit denen Deeken.Technology in Verbindung steht, ebenfalls TANSS nutzen, erleichtert den Austausch von Informationen und die Zusammenarbeit erheblich. Besonders gut gefällt Bernhard, dass auch einer ihrer Hauptlieferanten TANSS verwendet, wodurch es ihm möglich war, Einblicke in die internen Prozesse des Lieferanten zu gewinnen und gleichzeitig seine eigenen Prozesse zu teilen. Dies verbesserte nicht nur die Zusammenarbeit zwischen ihnen, sondern ermöglichte auch den Austausch von Ideen und Impulsen. „Die weit verbreitete Nutzung von TANSS und dadurch natürlich auch die gemeinsame Anwendung eines Systems in verschiedenen Bereichen, wie zum Beispiel im Securitybereich, erleichtert den Austausch und die Zusammenarbeit erheblich, was ein klarer Vorteil ist“, so Bernhard.

Vor einiger Zeit skalierte Bernhard das Ticketsystem nach oben und hatte anschließend mit einem (Schein-) Problem zu kämpfen. Daraufhin erhielt er einen Anruf vom TANSS Support, der ihm eine alternative Perspektive auf die Situation bot. Bernhard erkannte, dass das wahrgenommene Problem eigentlich kein echtes Problem war, sondern mehr eine Frage der Herangehensweise. Durch den Input des TANSS Teams konnte das Unternehmen seine Prozesse umbauen und verbessern. Er betonte, dass diese Erfahrung ihn daran erinnerte, wie wichtig es ist, über die Bereitschaft zu verfügen, offen neue Perspektiven zu berücksichtigen und Herausforderungen auf verschiedene Weisen zu betrachten. Seiner Ansicht nach besteht eine Lösung oft darin, die Prozesse und Arbeitsweisen zu ändern, statt die Schuld beim System zu suchen.

Obwohl er ursprünglich gehofft hatte, dass die Einführung innerhalb von vier Wochen abgeschlossen sein würde, musste Bernhard feststellen, dass es doch länger dauerte, als erwartet. Dies unterstreicht die Bedeutung realistischer Erwartungen, wenn es um die Implementierung neuer Systeme und Prozesse geht. Trotzdem blickt er durchweg positiv auf die Einführung von TANSS. Insbesondere hebt er hervor, wie die Nutzung von TANSS den Technikern in seinem Unternehmen geholfen hat, ihre Arbeit effizienter zu dokumentieren. Dies wiederum führte dazu, dass mehr erfasste Arbeitszeiten verbucht werden konnten, was finanzielle Vorteile für das Unternehmen mit sich brachte. „Vor der Einführung hatten wir nicht die Möglichkeit, Wartungsverträge in der Form einzuführen, wie wir es jetzt können. Das bedeutet, dass wir durch die monatlichen Einnahmen jetzt natürlich ganz anders arbeiten können. Und auch für unsere Kunden hat es einen Vorteil, wenn wir über funktionierende Systeme verfügen, durch die wir unsere Prozesse optimieren können. Dann ist der Support, den wir erbringen, deutlich zuverlässiger. Das bringt uns unheimlich viel.“, beschrieb es uns Bernhard zum Ende unseres Interviews.