Workflows

Ticket Workflows nach definierten IT-Standards

Das Workflows Modul ermöglicht Ticket Prozesse entlang etablierter IT-Standards wie ITIL zu definieren und bietet gleichzeitig Raum für unternehmensspezifische Anpassungen. Die Flexibilität beginnt bei der Konfiguration: Checklisten lassen sich dynamisch und kontextbezogen gestalten, abhängig vom Ticket-Typ, dem betroffenen Kunden oder den gewählten Supportstufen.

Ob es sich um Incidents, Service Requests oder Changes handelt, TANSS ermöglicht eine maßgeschneiderte Prozessführung entlang definierter Pfade. Der Workflow wird klar strukturiert und sorgt dafür, dass kein Schritt vergessen wird. Auf Wunsch lassen sich auch automatische Eskalationen, Benachrichtigungen oder Übergaben in andere Teams einbauen.

Diese Flexibilität macht TANSS zu einer leistungsfähigen Lösung für die Gestaltung und Umsetzung modernen ITSM Workflows. So wird aus einer Ticketbearbeitung ein durchgängiger, dokumentierter Prozess, der die Anforderungen an ein nachhaltiges, skalierbares IT Change Management optimal erfüllt.

Ein wichtiges Feature des TANSS Workflows Moduls ist die Möglichkeit, Kunden direkt in Freigabeprozesse einzubinden. Das erhöht nicht nur die Geschwindigkeit bei Genehmigungen, sondern verbessert auch die Nachvollziehbarkeit und Transparenz im Serviceverlauf.

Prozess- oder Ticketinhalte lassen sich dynamisch in einen Freigabevorgang überführen, der freigabeberechtigte Ansprechpartner kann dabei gezielt definiert werden. Der Kunde erhält eine Benachrichtigung per E‑Mail mit direkter Verlinkung auf eine individuell gestaltete Landingpage. Dort kann er mit wenigen Klicks freigeben oder Rückfragen stellen. Jede Kundenrückmeldung wird automatisch im entsprechenden Ticket dokumentiert, inklusive Zeitstempel und Userkennung.

Das System ermöglicht eine äußerst flexible Gestaltung individueller Prozesse. Es stehen alle wichtigen Prozesstypen wie Pflichtfelder, optionale Felder, Freitexte oder Multi-Selects zur Auswahl. Darüber hinaus können zahlreiche Events ausgewählt werden. Nahezu jede händische Aktion, die im Ticket möglich ist, lässt sich auch im Prozess als Event einbinden.

Vordefinierte Variablen mit integrierter Logikprüfung, z. B. für E‑Mail Formate, Datumsangaben oder reguläre Ausdrücke, sorgen für hohe Datenqualität. So wird sichergestellt, dass nur relevante Informationen abgefragt und korrekt eingegeben werden. Zusätzlich können jederzeit freie Variablen für individuelle Anforderungen ergänzt werden, um maximale Flexibilität zu gewährleisten.

Das Modul wächst mit der Komplexität der Organisation mit. Egal ob eine einfache Installationscheckliste, ein umfangreicher Bestellprozess oder ITIL‑konformes Arbeiten. Durch die Vielzahl an Typen und Events lässt sich nahezu jedes Szenario abbilden.

Das Workflow Modul allein sorgt für eine spürbare Erleichterung im Tagesgeschäft. In Kombination mit weiteren TANSS Modulen entsteht jedoch ein ganzheitliches System, das deine Prozesse auf ein neues Level hebt und mühelose Skalierung ermöglicht.

Durch das gezielte Setzen und Entfernen von Tags in einzelnen Prozessschritten wird das Ticket Board zur globalen Übersicht, beispielsweise ideal bei Vertriebsprozessen.

Die Verbindung aus integriertem Vertragsworkflow und dem Eskalations- und Regelwerk ermöglicht eine präzise Steuerung, von der Kundenebene bis hinunter zur einzelnen Leistung.

Dank integrierter E‑Mail- und Web-Request-Events sowie flexibler Freigabeprozesse lassen sich zudem Kunden direkt in jeden gewünschten Prozessschritt einbinden. So entsteht ein nahtloser Ablauf für alle Beteiligten, der Wartezeiten minimiert und Ergebnisse beschleunigt. Die ideale IT Change Management Software, um komplexe Veränderungen effizient und nachvollziehbar umzusetzen.

Mit den integrierten Vertragsworkflows in TANSS lassen sich Verträge, Vereinbarungen und Angebote einfach, schnell und rechtssicher digital abwickeln. Ob Auftragsverarbeitungsvertrag, Projektvereinbarung oder IT-Servicevertrag, der gesamte Ablauf wird strukturiert, nachvollziehbar und automatisiert gesteuert.

Vertragsfreigaben können manuell per Klick oder vollautomatisch über das Workflows Modul gestartet werden. Der Kunde erhält eine individuelle Landingpage, auf der das Dokument zur unterschriftsberechtigten Person weitergeleitet und direkt bestätigt werden kann – mobil, digital und ohne Medienbruch. Dabei lassen sich sowohl einstufige als auch zweistufige Genehmigungsprozesse mit digitaler Signatur flexibel umsetzen.

Ein besonderes Plus bietet das integrierte Vertragstracking mit Erinnerungs- und Warnfunktionen: So behältst du insbesondere bei rechtlich verpflichtenden Dokumenten wie Auftragsverarbeitungsverträgen jederzeit den Überblick. Dank des leistungsstarken Vertrags- und Angebotseditors kannst du individuelle Vorlagen gestalten und verschiedenste Vertragstypen abbilden, von der schlanken Bestätigung bis zur mehrseitigen Vereinbarung. So entsteht ein durchgängiger, digitaler Prozess, vom ersten Entwurf bis zur rechtssicheren Freigabe.