Mail Robot

Eingehende Emails automatisiert verarbeiten

Der Mail Robot verarbeitet jede eingehende E‑Mail vollständig regelbasiert. Alle vorhandenen Regeln werden dabei unabhängig davon durchlaufen, ob es sich um neue Mails oder Antworten auf bestehende Tickets handelt. Passen Betreff, Absender oder Inhalt zu einer hinterlegten Regel, wird diese automatisch nach dem Wenn‑Dann‑Prinzip ausgeführt.

Dabei stehen zwei Regeltypen zur Verfügung: allgemeingültige Master‑Regeln und individuell definierte kundenspezifische Regeln. Die Anzahl an Regeln ist nicht begrenzt. So lässt sich der Mail Robot an unterschiedlichste Anforderungen und Workflows anpassen.

Das Mail Robot Modul bietet eine Vielzahl an Bedingungen zur exakten Steuerung der E‑Mail Verarbeitung. Inhalte können anhand von Absender- und Empfängeradressen, Betreffzeilen oder dem Nachrichtentext ausgelesen werden. Reguläre Ausdrücke ermöglichen eine präzise Erkennung bestimmter Wörter, Zeichenfolgen oder Phrasen. Dadurch lassen sich selbst komplexe Szenarien abbilden.

Regeln lassen sich flexibel verknüpfen und auf Wunsch nur dann ausführen, wenn eine TANSS-Ticketnummer erkannt wird. Zusätzlich ermöglichen Zeitprüfungen, dass auch das Ausbleiben erwarteter Mails erkannt wird, etwa bei automatisierten Überwachungsprozessen, und entsprechende Maßnahmen automatisch eingeleitet werden.

Ein zentrales Highlight des Mail Robot Moduls ist die Eventsteuerung. Informationen aus einer E‑Mail, etwa Servernamen, Kundendaten oder Systemmeldungen, lassen sich als Variable einlesen und für die automatische Ticket- oder Leistungserstellung nutzen.

Erkennt der Mail Robot beispielsweise einen bestimmten Servernamen, wird automatisch ein neues Ticket angelegt, dem Server zugeordnet, mit der passenden Priorität versehen und an die richtige Abteilung übergeben. Ebenso lassen sich Leistungen vollautomatisch erfassen, sogar zu zufällig gewählten Zeiten innerhalb der Arbeitszeit, beispielsweise für Hintergrundprozesse.

Auch Unternehmens- oder Benutzerdaten können aus neuen E‑Mail Anfragen extrahiert und im TANSS System hinterlegt werden. Das eignet sich ideal für eine automatisierte Stammdatenpflege.

Beispiel 1: Stammdatenanlage automatisieren

Kontaktanfragen über ein Formular werden vom Mail Robot automatisch verarbeitet. Die Regeln prüfen, ob Unternehmen und User bereits vorhanden sind und legen beides bei Bedarf an. Anschließend wird ein Ticket inklusive aller Parameter direkt an die passende Abteilung weitergeleitet, z.B. bei Neukundenanfragen direkt in den Vertrieb. Das entlastet die Disposition und sorgt für schnelle Reaktionszeiten.

Beispiel 2: Datensicherungsprüfung mit Eskalationslogik

In Kombination mit der TANSS Vertragsverwaltung entsteht ein automatisierter Managed-Service-Workflow: Die Datensicherung sendet täglich eine standardisierte E‑Mail mit dem Status der Datensicherung. Bei Erfolg wird die Aufgabe automatisch abgeschlossen und eine Leistung erfasst. Wird ein Fehler gemeldet, legt TANSS ein Ticket an. Bleibt die Mail ganz aus, erkennt das System dies nach 24 Stunden und startet ebenfalls eine Aktion.